Як звільнити працівника: законні підстави

Як звільнити працівника: законні підстави та порядок дій

Як звільнити працівника в Україні без судової справи — це питання, з яким стикається кожен власник бізнесу, HR-фахівець чи керівник невеликого магазину у Києві, Львові чи Дніпрі. Помилка у формулюванні наказу, зайвий день у документі чи невиплачена компенсація перетворюють законне звільнення на багатомісячну тяганину. Кодекс законів про працю України (КЗпП) дає чіткий перелік підстав, але на практиці судді скасовують накази через дрібниці: неправильну дату, відсутність акта, пропущений строк попередження. Нижче — покроковий порядок, як провести процедуру безпечно для обох сторін і не отримати штраф від Держпраці чи позов до суду.

Матеріал стане у пригоді малому та середньому бізнесу, ФОПам, які мають найманих працівників, кадровикам-початківцям і бухгалтерам, що ведуть кадровий облік. Ми розберемо типові підстави, документи, строки, виплати, а також окремо — звільнення за ініціативою роботодавця, за згодою сторін та через скорочення штату. Усе з посиланням на статті КЗпП і свіжу судову практику 2024–2025 років.

Що каже закон: основні статті КЗпП

Кожне звільнення в Україні спирається на конкретну статтю Кодексу законів про працю. Без неї наказ вважається незаконним навіть якщо працівник реально порушив дисципліну. Найчастіше використовують такі:

Стаття 36 КЗпП — розірвання трудового договору за згодою сторін. Безпечний варіант, коли ініціатива йде від працівника або є домовленість.
Стаття 38 КЗпП — звільнення за власним бажанням. Працівник пише заяву за 14 днів, відпрацьовує два тижні, підписує наказ.
Стаття 40 КЗпП — розірвання договору з ініціативи роботодавця. Сюди входять скорочення, невідповідність, систематичні прогули, поява у нетверезому стані.
Стаття 41 КЗпП — додаткові підстави, передбачені контрактом. Працює тоді, коли з працівником укладено строковий контракт, а не безстроковий договір.

Обираючи підставу, роботодавець фактично обирає ризик. Стаття 36 дає найменше спорів у суді. Стаття 40 — найбільше, якщо не дотримано процедури. Стаття 41 працює лише тоді, коли умови контракту чітко зафіксовані письмово і підписані обома сторонами.

Найпоширеніші підстави у 2026–2026 роках

За даними аналітики YouControl, у 2024 році найчастіше фіксували такі причини розірвання трудових договорів в Україні:

Підстава звільнення	Стаття КЗпП	Частка серед усіх звільнень	Ризик оскарження
За власним бажанням	ст. 38	близько 64%	низький
За згодою сторін	ст. 36	близько 18%	мінімальний
Скорочення штату	п. 1 ст. 40	близько 7%	високий
Прогул, порушення дисципліни	п. 3, 4 ст. 40	близько 5%	середній–високий
Закінчення контракту	п. 2 ст. 36, ст. 23	близько 4%	низький
Інші підстави	ст. 41, 43, 45	близько 2%	залежить від формулювання

Цифри приблизні, бо Держстат публікує лише загальні дані, але тенденція стабільна: три з чотирьох звільнень — ініціатива працівника, і лише одне з п’яти — ініціатива роботодавця. Це важливо, бо для кожного сценарію потрібна своя процедура.

Звільнення за власним бажанням: стандартна процедура

Це найпростіший шлях для обох сторін. Працівник подає заяву на ім’я керівника з проханням звільнити за статтею 38 КЗпП. Обов’язкові елементи:

Письмова заява у довільній формі з датою і підписом працівника.
Дата, з якої він просить розрахуватися — зазвичай за 14 календарних днів.
Резолюція керівника «Не заперечую» або «Звільнити» з датою.
Наказ про звільнення, підписаний до закінчення двотижневого строку.
Запис у трудовій книжці або в електронній системі Дія.Картка з посиланням на статтю 38 КЗпП.

Після підписання наказу роботодавець зобов’язаний провести повний розрахунок у день звільнення: виплатити зарплату за відпрацьовані дні, компенсацію невикористаної відпустки, а також премії, якщо це передбачено положенням про оплату праці. Якщо працівник перебував у відрядженні чи на лікарняному, розрахунок проводять не пізніше наступного робочого дня після пред’явлення вимоги.

Звільнення за згодою сторін: коли домовляються

Стаття 36 КЗпП — це фактично цивілізована домовленість. Сторони фіксують у заяві чи окремій угоді конкретну дату, суму компенсації, формулювання в трудовій книжці. Цей варіант підходить, коли:

працівник не хоче чекати два тижні, а роботодавцю потрібна швидка заміна;
конфлікт між сторонами, але обидва хочуть уникнути суду;
роботодавець ліквідовує посаду, але не проводить формальне скорочення штату.

У заяві зазначають: «Прошу звільнити за згодою сторін у зв’язку з реорганізацією відділу» або «у зв’язку зі зміною умов праці». У трудовій книжці пишуть: «Звільнено за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України». Додаткові виплати — за домовленістю, але мінімум — це зарплата і компенсація відпустки.

Звільнення за ініціативою роботодавця: стаття 40 КЗпП

Це найскладніший сценарій, бо вимагає чіткої процедури і доказової бази. Залежно від підстави, алгоритм різний.

Скорочення штату або чисельності (п. 1 ст. 40). Це не просто «посада більше не потрібна». Роботодавець повинен:

прийняти рішення про скорочення у формі наказу;
визначити, кого з працівників мають переважне право залишитися (стаж, кваліфікація, наявність двох і більше утриманців);
запропонувати іншу роботу в компанії за наявності вакансій;
попередити працівника письмово не менше ніж за два місяці до звільнення;
подати інформацію до центру зайнятості за два місяці (для ФОПів — у деяких випадках за місяць);
виплатити вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку.

Систематичні порушення (п. 3 ст. 40). Це прогул, поява у нетверезому стані, розкрадання, розголошення комерційної таємниці. Потрібні акти, пояснювальні записки, накази про стягнення. Якщо працівник відмовляється давати пояснення — складіть акт за підписом двох свідків.

Невідповідність посаді (п. 2 ст. 40). Працівник не справляється з роботою через недостатню кваліфікацію. Підтверджується результатами атестації або медичним висновком. Атестація має бути проведена заздалегідь, а не в останній день перед звільненням.

Документи, без яких звільнення визнають незаконним

Судова практика Верховного Суду за 2024–2025 роки показує, що в кожному третьому позові працівник виграє через відсутність хоча б одного з цих документів:

Документ	Коли обов’язковий	Що буде, якщо немає
Письмове попередження про скорочення	п. 1 ст. 40 КЗпП	Суд поновлює працівника, виплачує компенсацію за час вимушеного прогулу
Акт про прогул чи порушення	п. 3, 4 ст. 40 КЗпП	Немає доказу дисциплінарного проступку, наказ скасовують
Пропозиція іншої посади	п. 1 ст. 40 КЗпП	Вважається, що роботодавець не запропонував усіх варіантів
Пояснювальна записка працівника	п. 3, 4 ст. 40 КЗпП	Суд трактує це як порушення процедури
Наказ із конкретною підставою	будь-яка підстава	Наказ визнають незаконним через нечітке формулювання

Усе, що стосується дисциплінарного звільнення, має бути зафіксовано письмово, датовано і підписано свідками. Усні домовленості, навіть підтверджені SMS, суд може не прийняти як доказ.

Строки, які не можна пропустити

КЗпП чітко регулює часові межі. Пропуск навіть одного дня дає підстави для оскарження.

2 тижні — строк відпрацювання за статтею 38 (заява працівника). Скоротити можна лише за згодою роботодавця.
2 місяці — мінімальний строк попередження про скорочення штату. Можна збільшити, не можна зменшити.
3 дні — строк на надання пояснень працівником щодо дисциплінарного проступку. Рахується з моменту вручення повідомлення.
1 місяць — строк подання інформації до центру зайнятості для підприємств з чисельністю понад 20 осіб.
1 місяць — строк для позову працівника про поновлення на роботі. Після цього терміну суд відмовить у задоволенні позову, навіть якщо звільнення було незаконним.

Місячний строк для оскарження рахують з дня вручення наказу або трудової книжки. Якщо працівник не працював, — з дня, коли дізнався про порушення. Пропуск строку поважної причини (лікарняний, відрядження, мобілізація) дозволяє його поновити.

Виплати, на які має право працівник

У день звільнення роботодавець зобов’язаний провести повний розрахунок. Мінімальний пакет виплат:

заробітна плата за фактично відпрацьовані дні місяця;
компенсація невикористаної відпустки (за кожен повний рік — 24 дні, для педагогів і медиків — більше);
вихідна допомога у розмірі середнього місячного заробітку при скороченні (ст. 44 КЗпП);
додаткова компенсація при звільненні до закінчення строку попередження — у розмірі середнього заробітку, нарахованого пропорційно дням, що залишилися.

Якщо виплати затримані навіть на один день, працівник має право на компенсацію 100% середнього заробітку за кожен день прострочення, згідно з рішенням Конституційного Суду № 6-рп/2009. Це правило судді застосовують систематично, тому затримки з виплатами обходяться роботодавцю дорого.

Звільнення через мобiлiзацiю: нюанси 2026–2026 років

Після початку повномасштабного вторгнення Верховна Рада ухвалила низку змін. Зокрема, статтю 119 КЗпП доповнили нормою: за мобілізованими працівниками зберігається робоче місце і посада, але це не звільнення. Роботодавець не може розірвати договір лише на підставі призову. Однак коли працівник сам вирішив звільнитися, він може написати заяву за статтею 38 КЗпП, а якщо вже не може вийти на зв’язок — сім’я має підтвердити неможливість повернення (наприклад, довідка про полон або тривале лікування). Судова практика у таких справах ще формується, але у 2024 році Велика Палата Верховного Суду підтвердила: призов не є підставою для автоматичного припинення трудового договору.

Як уникнути судового спору: чекліст для роботодавця

Перед тим як підписати наказ, перевірте себе за цим списком. Це своєрідний внутрішній аудит, який рятує від позову і штрафу Держпраці.

Підстава звільнення чітко відповідає статті КЗпП і збігається з фактичними обставинами.
Усі попередження і акти складено у письмовій формі, датовано, підписано свідками.
Працівник мав можливість надати пояснення (для дисциплінарних підстав).
Запропоновано іншу посаду (для скорочення і невідповідності).
Строки попередження витримано.
Інформацію про скорочення подано до центру зайнятості.
У наказі правильна дата і формулювання без зайвих деталей.
Розрахунок проведено у день звільнення.
Запис у трудовій книжці відповідає наказу.
Копія наказу вручена працівнику під підпис.

Якщо всі десять пунктів закриті — ризик виграти справу у працівника мінімальний. Якщо хоча б один пропущено — суд швидше за все поновить його і стягне компенсацію.

Звільнення працівника-ФОП: окремий порядок

ФОП, який наймає працівників, діє як роботодавець. Усі норми КЗпП поширюються на нього так само, як і на ТОВ чи приватне підприємство. Різниця лише у звітності: ФОП подає форму 1-ДФ, ЄСВ-звіт і повідомлення до центру зайнятості. Але юридична процедура ідентична. Помилка, яку припускаються багато підприємців, — оформлення трудових відносин як «співпраці за договором ЦПХ» (цивільно-правового характеру). Контролюючі органи у суді доводять факт трудових відносин, якщо є графік, робоче місце, повне підпорядкування. Результат — штраф і перерахунок податків за три роки.

Що робити, якщо працівник не з’являється на роботі

Прогул — це відсутність на роботі більше трьох годин поспіль без поважних причин протягом робочого дня. Для звільнення за пунктом 4 статті 40 КЗпП потрібно:

скласти акт про відсутність у довільній формі із зазначенням дати, часу, прізвища свідків;
запропонувати працівнику дати письмові пояснення у триденний строк;
зафіксувати відмову від пояснень (якщо така є) окремим актом;
видати наказ із посиланням на акт і пояснення.

Один прогул — підстава для звільнення, якщо він уже зафіксований документально і працівник мав незняту або непогашену догану за аналогічне порушення протягом року. Систематичність — це ключова умова, яку судді перевіряють у першу чергу.

Звільнення вагітних і осіб з родинними обов’язками

Загальне правило — звільнення вагітних жінок, осіб з дітьми до трьох років, одиноких матерів допускається лише у разі повної ліквідації підприємства. Скорочення штату, невідповідність, дисциплінарні проступки — не підстави. Виняток — коли працівниця сама виявляє бажання звільнитися. Навіть закінчення контракту зі вагітною вимагає її письмової згоди. Якщо жінка дізналася про вагітність уже після підписання наказу, вона має право оскаржити звільнення протягом трьох місяців з моменту, коли дізналася про своє право.

Звільнення сумісників і дистанційних працівників

Сумісник (працівник за сумісництвом) звільняється на тих самих підставах, що й основний працівник. Різниця — у трудовій книжці запис не вносять, якщо сумісник не попросив. Дистанційний працівник має ті ж права, що й офісний. Якщо він проживає у іншому місті, документи надсилають поштою рекомендованим листом, а ознайомлення з наказом підтверджується підписом на копії, яку повертають роботодавцю. У 2024 році уряд врегулював окремі питання дистанційної роботи постановою КМУ № 1042, де чітко прописав порядок обміну документами в електронній формі з електронним підписом.

Як правильно оформити запис у трудовій книжці

Запис про звільнення має містити: дату, номер і дату наказу, формулювання з посиланням на статтю КЗпП, підпис кадровика та печатку (за наявності). З 2023 року в Україні триває перехідний період: паралельно з паперовими трудовими книжками запроваджують електронні записи у Дія.Картці. Роботодавець зобов’язаний внести інформацію в обидва реєстри, поки працівник не обрав тільки один формат. Помилки у записах виправляють окремим рядком «Запис № … вважати недійсним» — закреслювати чи затирати не можна.

Типові помилки, через які суд поновлює працівника

За матеріалами справ Верховного Суду 2024–2025 років, найчастіше роботодавці програють через:

неправильну кваліфікацію підстави (звільняють за прогул, а в наказі пишуть «за власним бажанням»);
відсутність доказів того, що працівник знав про дисциплінарне стягнення;
пропуск двомісячного строку попередження при скороченні;
виплату компенсації з великою затримкою, навіть якщо сума правильна;
відсутність пропозиції іншої посади при скороченні;
звільнення під час лікарняного чи відпустки (заборонено статтею 40 КЗпП).

Будь-яка з цих помилок фактично дає працівнику підстави вимагати поновлення і компенсації. Тому краще витратити зайвий день на перевірку документів, ніж потім півроку ходити до суду.

Міжнародний досвід: як вирішують питання в ЄС

У Європейському Союзі правила звільнення визначає Директива 98/59/ЄС про колективні звільнення і Директива 2001/23/ЄС про передачу бізнесу. У Німеччині, наприклад, для звільнення за ініціативою роботодавця потрібна соціальна обґрунтованість — суд перевіряє, чи немає в компанії іншої підходящої вакансії. У Польщі працівник має право вимагати письмове обґрунтування звільнення. В Україні такі гарантії значно слабші, але на практиці суди все частіше посилаються на європейські стандарти, особливо у справах за участю іноземних компаній. Це означає, що з часом українські роботодавці теж підтягуватимуть документальну базу до європейського рівня.

Що зміниться найближчим часом

У 2025 році Мінекономіки презентувало проєкт нової редакції КЗпП, який передбачає диференціацію строків попередження залежно від стажу, обов’язкове письмове обґрунтування дисциплінарного звільнення і обмеження розміру вихідної допомоги при скороченні. Документ ще не ухвалений, але напрямок руху зрозумілий: більше паперу, більше контролю, менше сірих звільнень. Тому вже зараз варто вибудувати внутрішню систему кадрового обліку, яка відповідає цим вимогам, щоб не переробляти все у 2026 чи 2027 році.

Скільки часу триває звільнення залежно від підстави

Підстава	Мінімальний строк від рішення до наказу	Максимальний строк
За власним бажанням (ст. 38)	14 днів	14 днів (можна скоротити за згодою)
За згодою сторін (ст. 36)	1 день	домовленість
Скорочення (п. 1 ст. 40)	60 днів	залежить від графіка
Дисциплінарне (п. 3, 4 ст. 40)	3 дні на пояснення + наказ	1 місяць з моменту виявлення проступку
Закінчення контракту (ст. 23)	3 дні попередження	день закінчення строку

Ці строки допомагають кадровику планувати навантаження і заздалегідь готувати документи. Особливо це стосується скорочення, де помилка у два дні вже є підставою для оскарження.

Корисні поради HR-фахівцю на щодень

Ведіть окрему папку на кожного працівника, де зберігаються всі накази, пояснення і акти. Це рятує у суді.
Не покладайтесь лише на усні попередження. Те, що не зафіксовано письмово, не існує у КЗпП.
Перевіряйте, чи не перебуває працівник у лікарняному чи відпустці в день, коли плануєте наказ.
Зберігайте копії повідомлень про скорочення і актів про відмову від підпису. Це основні докази у суді.
Робіть розрахунок компенсації відпустки окремим документом, навіть якщо сума нульова. Це показує добросовісність.

Часті запитання (FAQ)

Чи можна звільнити працівника за один день без його згоди?

Ні, за винятком ліквідації підприємства і випадків, прямо передбачених контрактом. Стаття 38 КЗпП дає 14 днів, стаття 40 — щонайменше два місяці попередження при скороченні. Усе, що менше, — підстава для поновлення через суд.

Як звільнити працівника, який перебуває на лікарняному?

За власним бажанням — стандартна процедура, якщо є письмова заява. За ініціативою роботодавця — заборонено, крім повної ліквідації. Потрібно дочекатися закриття лікарняного, а вже потім оформляти наказ.

Чи потрібно видавати копію наказу працівнику?

Так, стаття 47 КЗпП вимагає ознайомити працівника з наказом під підпис. Якщо він відмовляється — складіть акт із підписами двох свідків. Без цього наказ вважається неналежно оформленим.

Що робити, якщо працівник не забирає трудову книжку?

Надсилайте рекомендований лист із повідомленням про необхідність забрати документи. Якщо протягом місяця працівник не з’явився, книжку можна зберігати в архіві компанії. Електронні записи в Дія.Картці зберігаються автоматично.

Як правильно провести скорочення, якщо в компанії 5 осіб?

Процедура не залежить від кількості. Потрібно: наказ про скорочення, попередження за два місяці, пропозиція інших вакансій, виплата вихідної допомоги, повідомлення центру зайнятості. Якщо всі п’ять осіб — це весь штат, краще провести ліквідацію юридичної особи, що простіше.

Чи можна звільнити працівника за систематичне запізнення?

Так, але лише за наявності актів про кожне запізнення, письмових пояснень і не менше двох діючих доган за рік. Одне запізнення — недостатня підстава, суд скасує наказ.

Чи зобов’язаний роботодавець виплачувати компенсацію при звільненні за власним бажанням?

Так, якщо працівник має невикористані дні відпустки. Роботодавець виплачує зарплату за поточний місяць і компенсацію відпустки. Вихідна допомога у такому випадку не передбачена.

Що робити, якщо працівник хоче звільнитися під час випробувального строку?

За статтею 38 КЗпП він має право попередити за 3 дні замість 14. Роботодавець, своєю чергою, може звільнити такого працівника протягом випробування за статтею 26 КЗпП, якщо результат незадовільний.

Чи дійсне звільнення, якщо наказ підписано неуповноваженою особою?

Ні. Право підпису наказів про звільнення має керівник підприємства або особа, яка діє на підставі довіреності. Наказ, підписаний головним бухгалтером чи HR-менеджером без довіреності, визнають незаконним.

Як рахувати середній заробіток для вихідної допомоги?

Беруть заробіток за останні два календарні місяці. У розрахунок входять оклад, премії, надбавки, індексація. Лікарняні і відрядні — ні, якщо вони не входять до системи оплати праці. Для точних сум краще залучати бухгалтера.

Коротке резюме

Звільнення працівника — це завжди документи, строки і факти. Обирайте підставу, яка відповідає реальним обставинам, фіксуйте все письмово, дотримуйтесь процедури і проведіть повний розрахунок у день наказу. Якщо є сумніви — беріть за основу статтю 36 КЗпП, тобто згоду сторін. Це найшвидший і найбезпечніший шлях, який роками рятує українських роботодавців від судових спорів. Перед підписанням наказу пройдіть внутрішній чекліст із десяти пунктів, перевірте лікарняні та відпустки, підготуйте копії для архіву — і процедура вважатиметься завершеною юридично коректно.

Читайте також

Симптоми пієлонефриту: як розпізнати запалення нирок

Окиснення це: просте пояснення складного процесу